Právní informace
Zásady ochrany osobních údajů
Tento dokument vysvětluje, jak eventová agentura Czenoria zpracovává osobní údaje návštěvníků webu a klientů v souladu s platnou legislativou, zejména Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).
1. Úvod k ochraně osobních údajů
Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jak společnost Czenoria, moderní eventová agentura se sídlem v České republice, shromažďuje, používá a chrání osobní údaje fyzických osob, které navštěvují webovou stránku https://czenoria.com nebo s námi komunikují jako stávající či potenciální klienti, obchodní partneři či účastníci společenských akcí.
Ochrana soukromí a bezpečnost údajů jsou pro nás důležitou součástí profesionálního přístupu k organizaci tematických společenských akcí, firemních večírků a pokerových večerů bez skutečných peněžních sázek. Osobní údaje vždy zpracováváme transparentně, v nezbytném rozsahu a v souladu s platnými právními předpisy.
2. Rozsah a účel zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb, komunikaci s vámi a splnění právních povinností. Zpracování se typicky týká:
- návštěvníků webu, kteří využívají kontaktní a poptávkové formuláře,
- zástupců firemních klientů a partnerů v souvislosti s přípravou a realizací společenských eventů,
- fyzických osob, které s námi komunikují prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo sociálních sítí.
Hlavní účely zpracování osobních údajů jsou:
- vyřízení nezávazné poptávky na organizaci eventu a příprava cenové nabídky,
- uzavření a plnění smlouvy o zajištění společenské nebo firemní akce,
- odpovědi na vaše dotazy zaslané přes kontaktní formulář nebo e-mailem,
- zlepšování uživatelské zkušenosti na webu a základní analytika návštěvnosti,
- plnění zákonných povinností zejména v oblasti účetnictví a daňových předpisů,
- ochrana našich oprávněných zájmů, zejména při řešení případných nároků nebo sporů.
3. Typy shromažďovaných osobních údajů
V závislosti na tom, jakým způsobem s námi komunikujete, můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů:
3.1 Údaje z kontaktních a poptávkových formulářů
- jméno a příjmení,
- název společnosti a pozice (pokud je uvedena),
- kontaktní e-mailová adresa,
- telefonní číslo,
- informace o požadovaném typu eventu (např. firemní večírek, teambuilding, VIP společenský večer), předpokládaný termín a místo konání,
- váš text zprávy nebo popis poptávané akce.
3.2 Údaje z e-mailové a telefonické komunikace
- identifikační a kontaktní údaje uvedené v komunikaci,
- obsah e-mailů a telefonických hovorů důležitý pro přípravu a realizaci společenských akcí,
- případné další údaje potřebné pro kalkulaci a organizaci konkrétního eventu.
3.3 Údaje z návštěvy webových stránek
Při návštěvě webu mohou být pomocí cookies a obdobných technologií shromažďovány technické údaje, jako je IP adresa, typ prohlížeče, přibližná poloha vyplývající z IP adresy, zařízení, ze kterého na web přistupujete, a informace o tom, jaké stránky navštěvujete. Podrobnosti uvádíme v samostatném dokumentu Zásady cookies.
Osobní údaje dětí vědomě neshromažďujeme. Naše služby jsou určeny dospělým osobám v rámci firemních a soukromých společenských akcí.
4. Zákonnost zpracování a právní základ
Osobní údaje zpracováváme vždy na základě alespoň jednoho z právních titulů stanovených GDPR. Konkrétně jde zejména o tyto právní základy:
- Plnění smlouvy a předsmluvní jednání (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – pokud s námi komunikujete ohledně poptávky společenského eventu, připravujeme nabídku či uzavíráme smlouvu o zajištění akce.
- Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – zejména v oblasti účetnictví, daňových předpisů a uchovávání smluvní dokumentace.
- Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – ochrana a uplatňování našich právních nároků, zajištění bezpečnosti IT systémů a základní analytika návštěvnosti webu za účelem zlepšování přehlednosti a uživatelského komfortu.
- Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – v případech, kdy není zpracování nezbytné pro výše uvedené účely, zejména u marketingové komunikace, zasílání newsletterů nebo použití některých typů cookies. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím příslušného odkazu nebo nastavení vašeho prohlížeče.
Pokud je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy, informujeme vás o tom v rámci komunikace. Neposkytnutí takových údajů může znamenat, že pro vás nebudeme schopni požadovaný společenský event nebo službu zajistit.
5. Použití osobních údajů třetími stranami
Osobní údaje nikdy neprodáváme a nepředáváme je třetím stranám pro jejich vlastní nezávislé marketingové účely. Údaje mohou být předány pouze důvěryhodným zpracovatelům a partnerům, kteří nám pomáhají zajistit provoz webu a realizaci společenských akcí, a to vždy na základě písemných smluv a v souladu s požadavky GDPR.
Typicky může jít o tyto kategorie příjemců:
- poskytovatelé webhostingu a správy IT systémů,
- poskytovatelé e-mailových služeb a komunikačních platforem,
- externí účetní a daňoví poradci,
- dodavatelé podílející se na realizaci společenských eventů (např. technické zajištění, dekorace, catering), pokud je to nezbytné pro organizaci akce a zajištění smluvených služeb.
V případech, kdy je to vyžadováno zákonem, mohou být osobní údaje poskytnuty také orgánům veřejné moci (například soudům či správním orgánům). Veškeré zpracování probíhá v rámci Evropské unie; případný přenos do třetích zemí by se uskutečnil pouze za podmínek stanovených GDPR a po zajištění odpovídající úrovně ochrany.
6. Zabezpečení osobních údajů
Bezpečnost osobních údajů bereme vážně a uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření, která mají zabránit neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití či poškození údajů. Patří mezi ně zejména:
- používání zabezpečených přístupů k administraci webu a IT systémům (silná hesla, omezení přístupu, logování),
- šifrovaný přenos dat mezi vaším zařízením a naším webem (HTTPS),
- pravidelné aktualizace softwaru a bezpečnostní záplaty,
- omezení přístupu k osobním údajům pouze na osoby, které je nezbytně potřebují pro plnění svých pracovních povinností,
- smluvní úprava ochrany osobních údajů u všech externích zpracovatelů a partnerů.
I přes veškerou snahu nejsme schopni plně vyloučit všechna bezpečnostní rizika spojená s přenosem dat po internetu. Pokud by došlo k bezpečnostnímu incidentu, postupujeme podle platné legislativy a v relevantních případech informujeme dozorový úřad a dotčené subjekty údajů.
7. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Konkrétně:
- údaje související s poptávkou a předsmluvní komunikací uchováváme zpravidla po dobu 6–12 měsíců od posledního kontaktu, není-li uzavřena smlouva,
- smluvní dokumentaci a údaje související s realizovanými společenskými akcemi uchováváme po dobu vyžadovanou účetními a daňovými předpisy, obvykle 5–10 let,
- technické a analytické údaje z cookies uchováváme po dobu uvedenou v Zásadách cookies nebo do doby, než je vy smažete či upravíte nastavení svého prohlížeče.
Po uplynutí příslušných lhůt jsou osobní údaje bezpečně vymazány, anonymizovány nebo archivovány, pokud to umožňuje nebo vyžaduje příslušný právní předpis.
8. Práva subjektů údajů
Jako fyzická osoba, jejíž osobní údaje zpracováváme, máte v souladu s GDPR zejména následující práva:
- Právo na přístup – máte právo získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a v takovém případě také přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.
- Právo na opravu – pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.
- Právo na výmaz – v určitých případech můžete požadovat vymazání svých osobních údajů (například pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo pokud odvoláte souhlas a neexistuje jiný právní důvod zpracování).
- Právo na omezení zpracování – v odůvodněných případech můžete požadovat, aby byly vaše údaje pouze uloženy a dále nezpracovávány.
- Právo na přenositelnost údajů – pokud zpracování probíhá na základě souhlasu nebo smlouvy a automatizovaně, máte právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci.
- Právo vznést námitku – proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku. V takovém případě údaje dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy či právy.
- Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, máte právo jej kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu – domníváte-li se, že zpracováním vašich údajů dochází k porušení GDPR, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) nebo na jiný příslušný dozorový orgán.
Pro uplatnění svých práv nás můžete kontaktovat prostřednictvím údajů uvedených v části Kontaktní údaje správce. Na vaše žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejich obdržení, ve složitějších případech může být tato lhůta prodloužena v souladu s GDPR.
10. Kontaktní údaje správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Czenoria
eventová agentura zaměřená na tematické společenské akce a pokerové večery bez skutečných peněžních sázek
Web: https://czenoria.com
Pro jakékoli dotazy, žádosti o uplatnění práv nebo podněty týkající se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:
- přes kontaktní formulář na stránce Kontakt,
- e-mailem na adrese uvedené v sekci Kontakt,
- telefonicky na čísle uvedeném na stránce Kontakt.
Aktuální kontaktní údaje a další informace o našich službách najdete vždy na stránkách O nás a Kontakt. Tento dokument může být průběžně aktualizován, aby odrážel změny v našich službách nebo právních požadavcích. Doporučujeme proto jeho pravidelné prostudování.